Mục lục
- Mở đầu
- OMS là gì và vai trò trong vận hành đa kênh
- Những dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp của bạn cần OMS
- 3.1 Quản lý đơn hàng đa kênh thủ công và rời rạc
- 3.2 Tồn kho không đồng bộ và hết hàng ảo
- 3.3 Sai sót trong xử lý đơn hàng gia tăng
- 3.4 Chi phí vận chuyển cao, khó kiểm soát
- 3.5 Quy trình đổi trả và hoàn tiền phức tạp
- 3.6 Không đáp ứng được các đợt cao điểm bán hàng
- 3.7 Thiếu dữ liệu tổng hợp để ra quyết định
- Lợi ích khi triển khai hệ thống OMS
- Giải pháp OMS của Opollo
- Kết luận
OMS là gì và vai trò trong vận hành đa kênh
OMS là hệ thống phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ vòng đời đơn hàng, từ lúc khách đặt mua, xử lý, phân bổ kho, vận chuyển cho đến đổi trả và hoàn tất. Trong môi trường bán hàng đa kênh, OMS đóng vai trò là trung tâm điều phối, nơi mọi đơn hàng từ các kênh khác nhau được tập trung, chuẩn hóa và xử lý thống nhất.
Không giống các công cụ quản lý đơn lẻ theo từng nền tảng, OMS giúp doanh nghiệp có một cái nhìn tổng thể về đơn hàng, tồn kho và hiệu suất vận hành theo thời gian thực. Điều này đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp vừa và lớn, nơi khối lượng đơn hàng lớn và yêu cầu về độ chính xác ngày càng cao.
Những dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp của bạn cần OMS
1. Quản lý đơn hàng đa kênh thủ công và rời rạc
Doanh nghiệp bán hàng trên nhiều kênh nhưng mỗi kênh lại có một hệ thống quản lý riêng. Nhân viên phải đăng nhập vào từng nền tảng để kiểm tra đơn, cập nhật trạng thái và xử lý vận chuyển. Khi số lượng đơn tăng, việc này trở nên tốn thời gian và dễ sai sót.
Nếu doanh nghiệp của bạn vẫn đang tổng hợp đơn hàng bằng file Excel hoặc thao tác thủ công giữa nhiều hệ thống, đó là dấu hiệu rõ ràng cho thấy quy trình hiện tại không còn phù hợp.
2. Tồn kho không đồng bộ và thường xuyên xảy ra hết hàng ảo
Một trong những vấn đề phổ biến nhất của doanh nghiệp đa kênh là tồn kho không được cập nhật đồng bộ. Sản phẩm đã hết ở kho này nhưng vẫn hiển thị còn hàng trên kênh khác. Điều này dẫn đến hủy đơn, giao trễ và làm giảm trải nghiệm khách hàng.
OMS giúp đồng bộ tồn kho theo thời gian thực giữa tất cả các kênh bán và kho hàng, hạn chế tình trạng bán vượt tồn hoặc tồn kho ảo.
3. Tỷ lệ sai sót trong xử lý đơn hàng ngày càng tăng
Khi quy trình xử lý phụ thuộc nhiều vào con người, sai sót là điều khó tránh khỏi. Giao nhầm sản phẩm, thiếu hàng, sai địa chỉ giao hoặc cập nhật trạng thái không chính xác là những lỗi thường gặp.
Nếu doanh nghiệp nhận thấy số lượng khiếu nại của khách hàng tăng lên do lỗi vận hành, đây là dấu hiệu cho thấy hệ thống hiện tại cần được tự động hóa bằng OMS.
4. Chi phí vận chuyển cao và khó kiểm soát
Không có hệ thống điều phối thông minh, doanh nghiệp thường lựa chọn kho hoặc đơn vị vận chuyển một cách thủ công. Điều này khiến chi phí logistics tăng cao và thời gian giao hàng kéo dài.
OMS cho phép thiết lập các quy tắc tự động để chọn kho gần nhất hoặc đối tác vận chuyển phù hợp, từ đó tối ưu chi phí và cải thiện tốc độ giao hàng.
5. Quy trình đổi trả và hoàn tiền phức tạp
Đổi trả là một phần không thể tránh khỏi trong TMĐT. Tuy nhiên, nếu quy trình này không được quản lý tập trung, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc theo dõi trạng thái hàng trả, hoàn tiền và cập nhật tồn kho.
OMS giúp chuẩn hóa quy trình đổi trả trên tất cả các kênh, đảm bảo dữ liệu được cập nhật đồng nhất và minh bạch.
6. Không đáp ứng được các đợt cao điểm bán hàng
Các dịp khuyến mãi lớn như 9.9, 11.11, 12.12 thường khiến số lượng đơn hàng tăng đột biến. Nếu hệ thống hiện tại không đủ khả năng xử lý, doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng quá tải, giao hàng trễ và mất uy tín.
OMS được thiết kế để xử lý khối lượng lớn đơn hàng, giúp doanh nghiệp vận hành ổn định ngay cả trong cao điểm.
7. Thiếu dữ liệu tổng hợp để ra quyết định
Doanh nghiệp không có báo cáo tổng thể về đơn hàng, doanh thu theo kênh, tỷ lệ hoàn hàng hay hiệu suất kho. Việc ra quyết định chủ yếu dựa trên cảm tính hoặc dữ liệu rời rạc.
OMS cung cấp hệ thống báo cáo và phân tích tập trung, giúp ban lãnh đạo có cơ sở dữ liệu rõ ràng để đưa ra quyết định chính xác.
Lợi ích khi triển khai hệ thống OMS
Triển khai OMS không chỉ giải quyết các vấn đề hiện tại mà còn mang lại giá trị lâu dài cho doanh nghiệp.
- Thứ nhất, OMS giúp tự động hóa quy trình xử lý đơn hàng, giảm phụ thuộc vào thao tác thủ công và hạn chế sai sót.
- Thứ hai, dữ liệu được tập trung và đồng bộ, giúp doanh nghiệp kiểm soát tồn kho và đơn hàng theo thời gian thực.
- Thứ ba, OMS cải thiện trải nghiệm khách hàng thông qua giao hàng nhanh hơn, chính xác hơn và quy trình đổi trả minh bạch.
- Thứ tư, hệ thống báo cáo của OMS hỗ trợ doanh nghiệp đánh giá hiệu quả vận hành và tối ưu chiến lược kinh doanh.
- Cuối cùng, OMS tạo nền tảng vững chắc để doanh nghiệp mở rộng quy mô mà không làm gián đoạn hoạt động.
Giải pháp OMS của Opollo
Opollo là nền tảng quản lý đơn hàng đa kênh được phát triển dành riêng cho các doanh nghiệp thương mại điện tử vừa và lớn. Giải pháp này cho phép tập trung toàn bộ đơn hàng từ website, sàn TMĐT và các kênh bán khác về một hệ thống duy nhất.
Opollo hỗ trợ đồng bộ tồn kho theo thời gian thực, tự động phân bổ đơn hàng đến kho phù hợp và kết nối với nhiều đối tác vận chuyển. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể rút ngắn thời gian xử lý đơn, giảm chi phí logistics và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Với kiến trúc cloud-based, Opollo dễ dàng mở rộng theo quy mô tăng trưởng của doanh nghiệp và đảm bảo vận hành ổn định ngay cả trong các đợt cao điểm bán hàng.
Kết luận
Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp phải nhiều dấu hiệu được đề cập ở trên, việc triển khai một hệ thống quản lý đơn hàng là bước đi cần thiết. OMS không chỉ giúp giải quyết các vấn đề vận hành hiện tại mà còn tạo nền tảng cho sự tăng trưởng bền vững trong tương lai.
Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt của thương mại điện tử, doanh nghiệp nào quản lý đơn hàng hiệu quả hơn sẽ có lợi thế lớn hơn. Đã đến lúc doanh nghiệp cần đánh giá nghiêm túc hệ thống hiện tại và cân nhắc đầu tư vào một giải pháp OMS phù hợp như Opollo để tối ưu vận hành và nâng cao năng lực cạnh tranh.
Tìm hiểu thêm tại:
