Trong thương mại điện tử hiện đại, việc quản lý đơn hàng không còn đơn giản là “có đơn thì xử lý”. Khi doanh nghiệp bán hàng trên nhiều kênh, vận hành nhiều kho và phải đáp ứng SLA khắt khe từ sàn, việc thiếu một hệ thống trung tâm rất dễ dẫn đến sai sót.
Đó là lý do Hệ thống Quản lý Đơn hàng - OMS (Order Management System) ra đời.
Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ OMS là gì, OMS hoạt động như thế nào, vì sao OMS ngày càng quan trọng, và khi nào doanh nghiệp nên triển khai OMS.
Mục lục
- 1. OMS là gì?
- 2. OMS dùng để làm gì trong doanh nghiệp?
- 3. OMS hoạt động như thế nào?
- 4. OMS khác gì với quản lý đơn hàng thủ công hoặc ERP?
- 5. Doanh nghiệp nào nên sử dụng OMS?
- 6. Lợi ích thực tế khi triển khai OMS
- 7. OMS trong hệ sinh thái vận hành ecommerce
- Kết luận
1. OMS là gì?
OMS (Order Management System) là hệ thống quản lý đơn hàng, giúp doanh nghiệp theo dõi và điều phối toàn bộ vòng đời của đơn hàng – từ lúc khách đặt mua đến khi giao hàng thành công (hoặc hoàn/huỷ).
Một OMS hiện đại không chỉ lưu đơn, mà còn:
- Nhận đơn từ nhiều kênh bán
- Phân bổ tồn kho theo thời gian thực
- Điều phối kho xử lý đơn
- Đồng bộ trạng thái đơn hàng
- Hỗ trợ huỷ, đổi, trả
- Kết nối với kho, đơn vị vận chuyển và chăm sóc khách hàng
Nói cách khác, OMS là “bộ não vận hành” của ecommerce.
2. OMS dùng để làm gì trong doanh nghiệp?
Trong thực tế, OMS giải quyết những bài toán rất cụ thể:
Quản lý đơn hàng tập trung
OMS gom toàn bộ đơn từ:
- Shopee
- Lazada
- TikTok Shop
- Website
- Social commerce
…về một màn hình duy nhất, giúp đội vận hành không cần nhảy qua nhiều hệ thống.
Đồng bộ tồn kho theo thời gian thực
OMS cập nhật tồn kho ngay khi:
- Có đơn mới
- Đơn bị huỷ
- Đơn bị trả hàng
Điều này giúp:
- Tránh bán vượt tồn
- Hạn chế huỷ đơn
- Giảm phạt từ sàn
Điều phối kho xử lý đơn
Khi có nhiều kho, OMS tự động:
- Chọn kho gần khách nhất
- Hoặc kho còn đủ tồn
- Hoặc kho ít tải nhất
Thay vì nhân sự phải quyết định thủ công.
3. OMS hoạt động như thế nào?
Một quy trình OMS điển hình:
- Khách đặt hàng trên sàn hoặc website
- Đơn hàng được đẩy vào OMS
- OMS kiểm tra tồn kho theo thời gian thực
- OMS chọn kho phù hợp để xử lý
- Kho tiến hành pick – pack – ship
- Trạng thái đơn được cập nhật ngược về sàn
- OMS theo dõi đến khi giao thành công hoặc phát sinh xử lý sau bán
Toàn bộ quá trình này diễn ra tự động và liên tục, giúp vận hành mượt hơn rất nhiều so với xử lý thủ công.
4. OMS khác gì với quản lý đơn hàng thủ công hoặc ERP?
So với quản lý thủ công (Excel, backend sàn):
- Thủ công: dễ sai, chậm, không mở rộng được
- OMS: tự động, chính xác, xử lý được khối lượng lớn
So với ERP:
- ERP mạnh về kế toán, tài chính, kế hoạch dài hạn
- OMS mạnh về xử lý đơn hàng theo thời gian thực, phù hợp ecommerce
Trong thực tế, OMS thường kết hợp với ERP, chứ không thay thế ERP.
5. Doanh nghiệp nào nên sử dụng OMS?
Bạn nên cân nhắc OMS khi doanh nghiệp:
- Bán hàng trên từ 2 kênh trở lên
- Có từ 1 kho trở lên
- Thường xuyên gặp tình trạng:
- Lệch tồn
- Huỷ đơn
- Giao hàng chậm
- Chuẩn bị vào mùa cao điểm (11.11, 12.12, Tết…)
- Muốn mở rộng quy mô nhưng không muốn tăng nhân sự vận hành
OMS đặc biệt quan trọng với:
- Doanh nghiệp ecommerce tăng trưởng nhanh
- Thương hiệu bán đa kênh
- Nhà bán hàng có flash sale, campaign lớn
6. Lợi ích thực tế khi triển khai OMS
Doanh nghiệp sử dụng OMS thường đạt được:
- Giảm huỷ đơn do hết hàng
- Tăng độ chính xác xử lý đơn
- Rút ngắn thời gian giao hàng
- Giảm áp lực cho đội vận hành
- Dễ dàng mở rộng quy mô bán hàng
- Trải nghiệm khách hàng tốt hơn
OMS không chỉ giúp “xử lý nhanh hơn”, mà giúp vận hành ổn định và bền vững.
7. OMS trong hệ sinh thái vận hành ecommerce
Trong một hệ thống hoàn chỉnh, OMS thường kết nối với:
- Hệ thống quản lý tồn kho (IMS)
- Hệ thống quản lý kho (WMS)
- Hệ thống chăm sóc khách hàng (CRMS)
- Hệ thống kế toán / ERP
- Đơn vị vận chuyển
Ví dụ, với các nền tảng như Opollo, OMS có thể hoạt động như trung tâm kết nối giữa đơn hàng – kho – tồn – chăm sóc khách hàng trong cùng một hệ sinh thái.
Kết luận
OMS không còn là “phần mềm dành cho doanh nghiệp lớn”. Trong bối cảnh ecommerce đa kênh và cạnh tranh cao, OMS là nền tảng bắt buộc nếu doanh nghiệp muốn vận hành hiệu quả và mở rộng bền vững.
Nếu bạn đang bán trên nhiều kênh, gặp khó khăn trong quản lý đơn hàng, tồn kho hoặc chuẩn bị tăng trưởng, thì việc tìm hiểu và triển khai OMS là bước đi rất đáng cân nhắc.
Nếu bạn muốn tư vấn thêm về OMS phù hợp cho doanh nghiệp của mình, bạn có thể liên hệ đội ngũ Opollo tại:
